Karen, Silvia og Diego er meget tilfredse med deres løn, arbejdsopgaver og forholdet til kollegerne. Alligevel er de alle tre utilfredse med deres job. Forklaringen finder vi i det støjende og trange åbne kontor, hvor de skal udføre deres opgaver.
Kontormiljøet i en virksomhed kan enten hæmme eller understøtte medarbejdernes arbejdsprocesser, alt efter hvor hensigtsmæssigt kontoret er designet og indrettet. I dag arbejder langt de fleste medarbejdere i åbne kontorer, og de negative og positive sider ved denne kontortype kan sammenfattes til faktorer, der har afgørende betydning for medarbejdernes jobtilfredshed og virksomhedens succes.
Kontorets rolle bliver underprioriteret
Desværre hersker der blandt ledelsen i mange virksomheder en tendens til at undervurdere kontormiljøets indflydelse på medarbejdernes arbejdsliv, herunder deres overordnede tilfredshed med jobbet. Det bunder ofte i, at de fysiske omgivelser ikke ses som afgørende for arbejdsprocesserne i virksomheden, så længe medarbejderne har adgang til de mest nødvendige faciliteter. Har man et skrivebord, en stol, en bærbar computer, en mobiltelefon og et stærkt trådløst internet, er der kort sagt ingen undskyldning for en dårlig præstation. Denne opfattelse erfarede jeg selv gennem min dataindsamling i en international virksomhed, hvor jeg under et interview med en mellemleder fik følgende udmelding:
”Så længe ens opgaver er spændende, og lønnen er god, kan folk sidde på en ølkasse og arbejde.”
Talrige undersøgelser har imidlertid vist en direkte sammenhæng mellem tilfredsheden med det fysiske kontormiljø og den overordnede jobtilfredshed. Det skyldes, at frustrationer over støj, distraktion og manglende fortrolighed medfører jobutilfredshed.
Jobtilfredshed er både en følelsesmæssig og kognitiv størrelse
Den mest brugte definition på jobtilfredshed er den, som organisationspsykologen Edwin A. Locke har formuleret. Han beskriver jobtilfredshed som en behagelig eller positiv følelsesmæssig tilstand som følge af vurderingen af ens job eller oplevelser på jobbet. Ud fra Lockes beskrivelse er tilfredshed dermed både et følelsesmæssigt og kognitivt fænomen, fordi følelsen af jobtilfredshed eller jobutilfredshed opstår, når vi tænker på vores arbejde som en samlet størrelse.
Jobtilfredshed består yderligere af en række forskellige faktorer, som organisationspsykologen Frederick Herzberg har beskrevet med sin berømte motivationsteori. Ifølge Herzberg er det sådan, at arbejdsforholdene i en virksomhed, herunder kontormiljøet, er en faktor, der kan forebygge følelsen af jobutilfredshed. Sammen med virksomhedens firmapolitik, administrationen, ledelsen, lønnen og relationerne på arbejdspladsen placerer kontormiljøet sig i kategorien vedligeholdelsesfaktorer. Disse faktorer relaterer sig til medarbejdernes forhold til den kontekst, hvori de udfører deres opgaver; det udgangspunkt som virksomheden sætter for arbejdet. Det er dem, der kan gøre os utilfredse med vores job, hvis de ikke lever op til vores forventninger.
I min undersøgelse af kontormiljøet i den internationale virksomhed var det fx den megen støj og distraktion i det åbne kontor, som fik medarbejderne til at være stærkt utilfredse med både kontormiljøet og deres job. Den konklusion stod dermed i skarp kontrast til den tidligere citerede øl-kasse-udmelding fra lederen i selv samme virksomhed. Problematikkerne ved kontormiljøet får vi her italesat af ’Bianca’ på 29 år, som er vendor manager:
”If I don’t have my iPod with me, I would go crazy and stress. Simply because it isextremely noisy. From the coffee machine to the dishwasher […] telephones, printers and all of this. And a lot of people are passing through. So if you are down in this end, you will literally have people all the time talking […] I would say at least 80% of my colleagues are unhappy or thinking about leaving on a regular basis.”
Under interviewet udtrykte ’Bianca’ flere gange, at hun elskede sine arbejdsopgaver og -udfordringer, men det var ikke nok til at opveje hendes utilfredshed med kontormiljøet, fordi støjen gjorde det meget svært for hende at opnå de resultater og præstationer, som hun ønskede.
Netop præstation er her et vigtigt nøgleord. Det tilhører nemlig den anden af Herzbergs to kategorier, som har indflydelse på medarbejdernes jobtilfredshed. Denne kategori kalder han motivationsfaktorer, der, som navnet angiver, motiverer medarbejderne i deres daglige arbejde. Disse faktorer tæller præstation, anerkendelse, arbejdets karakter og meningsfuldhed, ansvar samt forfremmelse. Fælles for faktorerne i denne kategori er, at de direkte relaterer sig til medarbejdernes arbejde, som her er det eneste, der rigtig kan udløse en følelse af tilfredshed på arbejdspladsen. Ud fra dette perspektiv betyder det, at medarbejdere i praksis godt kan være tilfredse med deres kontormiljø og forholdet til kollegerne, men det fører i reglen ikke også til en overordnet jobtilfredshed. Her må der i stedet elementer som positiv feedback og anerkendelse til.
Et godt kontor er nøglen til tilfredse medarbejdere
Men hvis vi sammenfatter det faktum, at et kontor kan optimere og underminere medarbejdernes præstation, med Herzbergs pointe omkring, at følelsen af at gøre en god præstation resulterer i jobtilfredshed, ses det netop, hvordan kontormiljøet kan bidrage til jobutilfredshed såvel som jobtilfredshed. Det kan vi illustrere med nedenstående model:
Som modellen viser, er det medarbejdernes oplevelse af deres præstation på kontoret, som er bindeleddet mellem kontormiljøet og jobtilfredsheden i virksomheder. Den gode præstation afhænger naturligvis af den pågældende medarbejders kompetencer og motivation for at præstere, men modsat udmeldingen om, at medarbejdere kan arbejde på ølkasser, finder denne præstation ikke sted uafhængigt af omgivelserne, men bliver netop støttet eller hæmmet af dem.
Giver kontoret således rum for, at medarbejdernes arbejdsprocesser kan forløbe effektivt, herunder at de både kan kommunikere spontant og fortroligt samt arbejde uforstyrret og koncentreret, sætter det et godt udgangspunkt for den gode præstation. Det omvendte vil derimod være tilfældet, hvis kontoret i stedet for at støtte medarbejdernes præstation i højere grad bliver en forhindring for den, sådan som vi så det hos ’Bianca’.
Både teori og forskning argumenterer således for, at det er essentielt for ledelsen i enhver virksomhed at tilbyde sine medarbejdere de faciliteter på kontoret, som er nødvendige for at kunne interagere, kommunikere og arbejde effektivt, hvorved man kan opnå de præstationer, der gør medarbejderne tilfredse og sikrer virksomhedens succes.
Her kan du læse mere:
- Errett, Jessica, Bowden, Erica E., Choiniere, Marc og Wang, Lily M. (12006): Effects Of Noise On Productivity: Does Performance Decrease Over Time? Architectural Engineering – Faculty Publications, paper 13.
- Herzberg, Frederick (11966): Work and the Nature of Man. New York: World Publishing Company.
- Locke, Edwin A. (11976). The Nature And Causes Of Job Satisfaction. I Marvin D. Dunnette (red): Handbook of Industrial and Organizational Psychology. Chicago: Rand McNally.
- Loewen, Laura J. og Suedfeld, Peter (11992): Cognitive And Arousal Effects Of Masking Office Noise. Environment and Behavior, vol. 24 (13), s. 381-395.
- Melamed, Samuel, Fried, Yitzhak og From, Paul (12001): The Interactive Effect of Chronic Exposure to Noise and Job Complexity on Changes in Blood Pressure and Job Satisfaction: A Longitudinal Study of Industrial Employees. Journal of Occupational Health Psychology, vol. 6 (13), s. 182-195.
- Saari, Lise M. og Judge, Timothy A. (12004): Employee Attitudes And Job Satisfaction. Human Resource Management, vol. 43 (14), s. 395-407.
- Sundstrom, Eric, Town, Jerri P, Rice, Robert W., Osborn, David P. og Brill, Michael (11994): Office Noise, Satisfaction, And Performance. Environment and Behavior, vol. 26 (12), s. 195-222.
Thomas L.W. Toft er Industrial PhD Student hos NCC Property Development og forsker i interaktion og kommunikation i kontorbygninger. Thomas er tilknyttet Centre for Interaction Research and Communication Design (CIRCD) på Københavns Universitet, hvor han har medforfattet lærebogen ”Kommunikation i Internationale Virksomheder”.
