I løbet af en arbejdsdag sender medarbejdere utallige e-mails til kolleger, samarbejdspartnere og kunder. Meget kommunikation, som før skete ansigt-til-ansigt eller over telefonen, sker nu udelukkende på skrift. Nogle virksomheder har guidelines for, hvordan man skriver e-mails, mens andre ikke har. Derfor skriver mange medarbejdere på autopilot uden de store overvejelser om form og indhold. Hvis du vil sikre, at dit budskab bliver modtaget, og at du bidrager til en god professionel relation mellem dig og modtager, så er det god stil at følge disse 4 principper:
- Vær formel, før du bliver uformel
- Gør det kort og konkret
- Reager inden for 24 timer
- Tæl til ti, før du sender
Vær formel, før du bliver uformel
Når der er travlt på kontoret, kan det være fristende at besvare alle e-mails med et kort svar og i en direkte tone. Men der er forskel på, om modtageren er din nære kollega Lotte, den eksterne konsulent Ole eller den nye medarbejder David, som du endnu ikke har mødt.
Hvis den første kontakt til modtageren sker via e-mail, vil din e-mail være hans førstehåndsindtryk af dig som person. I en e-mail kan modtageren hverken aflæse dit tonefald eller din mimik. Teksten i din e-mail er derfor også en præsentation af dig selv. Du bør derfor undgå ironi og sarkasme, der kan misforstås. Brug i stedet formelle vendinger og gør din kommunikation høflig. På den måde sætter du tonen for jeres første og videre kontakt.
Hvor man til møder gerne skal søge efter en uformel tone, inden man går videre til den formelle del af mødet, så er det omvendt med e-mails. Ligesom nye bekendtskaber begynder med et håndtryk, mens venskab vises med kram og klap på skulderen, så skal den første e-mail-kontakt indledes med en formel hilsen. Ofte beholder man den formelle tone i e-mails, når man kun kommunikerer med modtageren et par gange om måneden. Til den nye medarbejder David og konsulenten Ole kan en e-mail se sådan her ud: