Sådan gør fire råd dine e-mails mere effektive

Hvis kommunikationen med modtageren ikke er en engangsforestilling og sker oftere end et par gange om måneden, så kan dine e-mails gradvis blive mere uformelle og få karakter af en samtale. Her erstatter e-mails de korte dialoger, man ellers ville have haft ved skrivebordet.

Modtager du en e-mail fra en endnu ukendt person, bør du altid stræbe efter at svare ham høfligt. Også selvom han ikke var høflig i sin henvendelse til dig. Ofte er afsenderen ikke bevidst om, hvornår man er uformel og formel.

Gør det kort og konkret
Din e-mail vil være en blandt mange i modtagerens indbakke. Ved at gøre din e-mail nem at forstå og hurtig at læse viser du både respekt for modtagerens tid, ligesom du sikrer dig, at han svarer dig så hurtigt som muligt. Lange, snørklede og upræcise e-mails vil blive vurderet som tidskrævende og sat bagerst i køen. Brug derfor korte og enkle sætninger. Hvis en e-mail kræver mange forklaringer, er det et tegn på, at du bør snakke med modtageren i stedet for at skrive til ham.

Reager inden for 24 timer
Nogle e-mails lægger op til et omgående svar, mens andre ikke gør. Hvis indholdet i en e-mail lægger op til, at du svarer på det, bør du reagere inden dagen er omme. I mange tilfælde kan du ikke nå at finde de informationer eller gøre de handlinger, der efterspørges fra afsenderen. Men du kan altid skrive, at du vender tilbage, så afsenderen ved, at du har læst hans e-mail. Han vil derfor ikke tolke din tavshed som tegn på, at du ikke forstår hans e-mail, at den er røget i spamfilteret, at han har skrevet til den forkerte, eller at I ikke er på talefod.

Tæl til ti, før du sender
Hvis du er irriteret over en situation eller handling, bør du vente med at skrive til personen, som er grunden hertil. Lader du dig styre af din umiddelbare fornemmelse, kan du hurtigt ende med formulere ting, du senere vil fortryde. Når man sidder foran en computer, er det mindre intimiderende at udtrykke vrede. Men det, du skriver i en e-mail, skal du også kunne sige til personen, hvis han stod foran dig.

Har du brug for at komme ud med din utilfredshed, kan du først skrive e-mailen med de ord, der falder dig ind. Fokuser derefter på noget andet i 30 min. og kig så på kladden til din e-mail igen. Du vil højst sandsynligt enten justere i dit ordvalg eller slette kladden.

Et af flere medier til kommunikation
Nogle gange er det godt at kommunikere med e-mails. Andre gange er det ikke. Har man et konkret spørgsmål, er det mindre forstyrrende for kollegerne, hvis man skriver en e-mail i stedet for at henvende sig ved skrivebordene. Skal der aftales noget, er det gavnligt at have det på skrift. Det samme gælder, hvis flere kolleger skal koordinere aktiviteter. Men hvis målet med kommunikationen for eksempel er at opnå fælles forståelse af en kompleks problemstilling eller give konstruktiv feedback til en rapport, så vil et fysisk møde være mest hensigtsmæssigt. Tager du dig selv i at skrive en lang e-mail, bliver din kommunikation bedre, hvis du i stedet vælger at indkalde til et møde, ringe personen op eller henvende dig fysisk til ham.

Af Thomas L. W. Toft, Industrial PhD Student hos NCC Property Development