Fremtidens kontor

Sådan gør fire principper dine møder bedre

På det danske kontor hos it-firmaet ”Solutions” skal afdelingschefen Maja holde et vigtigt møde med tre ledere fra hovedkontoret i London. I receptionen giver hun hånd til de tre ledere og følger dem direkte op til mødelokalet. Da de har sat sig til rette, begynder Maja med det samme at tale om de afgørende beslutninger, der skal træffes. Efter 45 minutter fornemmer Maja, at de alle er blevet enige om beslutningerne. Hun viser de tre ledere hen til elevatoren og sætter sig tilfreds tilbage ved sit skrivebord.

Efter et par dage hører Maja, at de tre ledere ikke var begejstrede for mødet i Danmark. Det forstår Maja ikke, for hun var jo både konkret og handlingsorienteret. Hvad gjorde hun forkert? Svaret er, at Maja brød med fire principper for det gode møde:

  • Skab en tilpas stemning og få indblik i deltagerne
  • Gør plads til smalltalk før bigtalk
  • Brug det formelle som en ressource
  • Giv tid til samtale efter mødet officielt er slut

Via min forskning i kommunikation har jeg analyseret mange videooptagelser af møder i både danske og internationale virksomheder. På tværs af kulturer og brancher optræder den samme best practice og worst practice, som har indflydelse på mødets udfald og forholdet mellem deltagerne.

  • Skab en tilpas stemning og få indblik i deltagerne

Mødet mellem Maja og de tre ledere fra London begynder, da hun giver dem hånden i receptionen. For selvom de ikke drøfter det faglige indhold, så er den sociale del af mødet allerede i  fuld gang. Ligesom Maja har du her mulighed for at agere vært for de indkaldte mødedeltagere og få dem til at føle sig velkomne, tilpas og afslappede. Den stemning, som du skaber fra starten, fortsætter med ind i mødelokalet. Den har betydning for deltagernes opførsel under selve mødet og ikke mindst mødets udfald. Det gælder også, når det er et internt møde med kolleger, du kender godt.

Præcis, som når du får gæster i dit private hjem, kan du tilbyde deltagerne kaffe, spørge ind til deres transport til kontoret, give en kort rundvisning, fortælle en sjov anekdote, tale om deltagernes dagligdag, fritidsinteresser, familie eller noget helt fjerde. Udover at få deltagerne til at føle sig velkomne får du samtidig et indblik i deres person og humør. Blandt andet hvem der taler meget, hvem der er mere tilbageholden, og hvem der har travlt og hurtigt vil videre. Den viden kan du bruge, når du efterfølgende skal styre mødet og  sørge for, at alle kommer til orde, og alt bliver drøftet inden for den aftalte tidsramme.

  • Gør plads til smalltalk før bigtalk

Det kan være fristende at gå direkte til sagens kerne, når alle har sat sig til rette i mødelokalet. Men den smalltalk, som begyndte nede i receptionen, har stadig et gavnligt formål. Gennem din smalltalk med deltagerne skaber I en bedre forståelse for hinandens måder at tænke og hvordan jeres personlighed og humor er. Ved at tale om vejret, kaffemaskinen eller motorvejstrafikken, lærer I kort sagt hinanden bedre at kende: I opbygger og vedligeholder et personligt forhold som kollegaer eller samarbejdspartenere, der kan tale om andet end arbejde. Det er gavnligt, når der efterfølgende skal diskuteres og træffes vigtige beslutninger.

Kort sagt skal smalltalk forstås som vejen til bigtalk. Giv derfor tid til, at du og deltagerne smalltalker med hinanden de første par minutter af mødet. Se det som en naturlig indledning til den faglige del af mødet, der vil være mere formel.

  • Brug det formelle som en ressource

Formålet med at gøre den faglige del af mødet formel og struktureret er at sikre, at alle punkter på dagsordenen bliver nået, at deltagerne forstår baggrunden og målet med mødet, at alle deltagere kommer til orde, at beslutningsprocessen er demokratisk, at ansvaret for fremtidige opgaver bliver fordelt, og at tiden bliver overholdt. Alt dette er dit ansvar som mødeleder. Her kan du bruge formelle redskaber, handlinger og roller som ressourcer til at styre mødet i den rigtige retning.

Formelle redskaber er den fysiske dagsorden, måske et whiteboard eller en PowerPoint og det efterfølgende referat af mødet. Formelle handlinger er at genopfriske baggrunden og målet med mødet, gennemgå dagsordenen punkt for punkt for at opklare spørgsmål og evt. justere i den, udvælge talere og notere alle beslutninger i referatet. Formelle roller er ordstyrer, tidtager og referent.

Behovet for disse formelle ressourcer afhænger af, hvor komplekst mødet er: Er der sat lang tid af, er der mange deltagere og et omfangsrigt fagligt indhold, så kan der være brug for en høj grad af formelle ressourcer.

  • Giv tid til samtale efter mødet officielt er slut

Møder er sjældent færdige, selvom alle punkter på dagsordenen er nået, og deltagerne har klappet deres bærbare sammen. Typisk opstår reflekterende samtaler, der er relaterede til mødets faglige indhold, og som potentielt har indflydelse på det, der blev besluttet. Det kan vise sig, at en deltager har misforstået ansvarsdelingen til næste møde, eller der pludselig bliver fundet en bedre løsning, end den man aftalte få minutter tidligere.

Giv derfor tid til, at deltagerne kan fortsætte med at tale med hinanden, efter mødet officielt er slut. Lad være med at skynde dig ud af mødelokalet. Hav i forvejen booket 10 minutter ekstra tid til potentielt vigtige refleksioner, der kan dukke op.

Gode møder er et spørgsmål om balance

For meget smalltalk kan stjæle tid fra den faglige del af mødet, en dominerende uformel tone kan trække mødet ud, og en meget formel mødestruktur kan være en barriere for kreativitet og impulsivitet.  Hvordan skal de fire principper gøre sig gældende for dit næste møde?

 

 

Af Thomas L. W. Toft, Industrial PhD Student hos NCC Property Development