Fremtidens kontor

Hvorfor er vi endt i det åbne kontor?

Marit, Sofia og Karin er enige om, at deres nye åbne kontor er et krav dikteret af omverdenens skøre trends og påfund. De ser deres gamle enkeltmandskontorer som den rigtige måde at indrette sig på. Sandheden er dog, at deres nye åbne kontor er ældre end David i økonomiafdelingen på 63 år.

Over 100 år på bagen
De første kontorbygninger så dagens lys omkring slutningen af 1800-tallet, og fra begyndelsen har den åbne arbejdsplads været fast praksis. Ligeså gammel som de første kontorer er hovedargumentet for at gøre det åbent: Det understøtter den interne kommunikation i virksomheder. I en ledelseshåndbog fra 1924 kan vi fx finde denne udmelding:

”Large open offices are better than the same space cut into smaller rooms, because they make control and communication easier […]”

Skal vi forstå udviklingen af det åbne kontor, kan vi derfor sætte det i forhold til de skiftende syn på kommunikation i virksomheder:

1. Information (The American Office Plan) = Kommunikation er top-down envejsudveksling af information.

2. Dialog (Bürolandschaft) = Kommunikation er horisontal dialog.

3. Interaktion (Aktivitetskontoret) = Kommunikation er tværgående interaktion

Som med al udvikling er der tale om en proces, der undervejs påvirkes af et væld af forskellige impulser, faktorer og hændelser. Med det in mente beskriver jeg her, hvorfor vi er endt i de åbne kontorer, som er typiske i dag. De tre eksempler på åbne kontorer skal ses som prototyper, hvor der i realiteten er en endeløs række af varianter og afarter.

The American Office Plan (1)
I de første åbne kontorer, også kendt som bullpen offices eller the American Office Plan, sad medarbejderne ofte ved lange rækker af skriveborde. Det gjorde det muligt for mellemlederne at passere frit imellem medarbejderne, når de skulle overvåge arbejdsindsatsen. Her ser vi tydeligt et andet argument for det åbne kontor, som ledelseshåndbogen fra 1924 fremlægger: Muligheden for kontrol.

Designet og indretningen af de første åbne kontorer var præget af det Tayloristiske syn på ledelse, som var stærkt dominerende i begyndelsen af 1900-tallet. Frederick W. Taylors’ ledelsesfilosofi Scientific Management var oprindeligt udviklet med henblik på at videnskabeliggøre arbejde og ledelse i fabrikker, men den vandt også indpas i det administrative arbejde på datidens kontorer.

Scientific Management byggede på, at virksomhedens arbejdsprocesser skulle være adskilt og systematiserede. Det betød, at opgaver ikke skulle udføres efter de ansattes egne idéer om, hvordan man opnåede det bedste resultat, men derimod være styret af eksplicitte, standardiserede fremgangsmåder formuleret af ledelsen.

Den Tayloristiske måde at anskue kontorarbejde på afspejlede sig også i den interne kommunikation i datidens virksomheder. Her var hovedformålet med det åbne kontor at gøre det nemmere at foretage top-down-instruktion og uddelegering af opgaver.

Samarbejde mellem medarbejderne forekom kun sporadisk, ligesom det heller ikke blev anset som en del af arbejdsprocessen, at man løbende talte sammen over skrivebordene. Designet og indretningen af de første åbne kontorer byggede således på ledelsens behov for at kommunikere til deres medarbejdere, hvis interne interaktion stort set bestod af udveksling af arbejdspapirer.

Bürolandshaft (2)
I slutningen af 1950’erne videreudviklede nogle tyske designkonsulenter det åbne kontor til et nyt koncept, som de kaldte Bürolandschaft. Konsulenterne havde erfaret, at der var et større behov for horisontal kommunikation, end de traditionelle åbne kontorer ellers lagde op til. Kontorarbejde havde ændret karakter og var ikke længere standardiserede rutiner, men havde udviklet sig til en langt mere kompleks størrelse, der krævede løbende koordinering mellem medarbejderne.

Det betød, at man i et moderne, åbent kontor ikke længere skulle sidde på rækker af skriveborde, men derimod være placeret ved øer af møbler. Tanken var, at dette ville gøre det mere naturligt for medarbejderne at henvende sig til hinanden over skrivebordet og skabe grobund for mere spontan ansigt-til-ansigt-kommunikation. I sin originale form indebar et Bürolandschaft yderligere, at ingen medarbejdere havde deres eget enkeltmandskontor – heller ikke ledelsen.

Med sit fokus på horisontal kommunikation mellem ledere og medarbejdere illustrerer videreudviklingen af det åbne kontor et skift i synet på intern kommunikation. Det ses ikke længere som en aktivitet, der foregår envejs, men derimod som dialog, der går top-down og bottom-up.

Aktivitetskontoret (3)
Bürolandschaft-konceptet findes stadig i mange organisationer i dag, men som flere forskere fremhæver, er man i stigende grad nået til den erkendelse, at kontorarbejde ikke længere er noget, der udføres statisk ved skrivebordet. Derimod har kontorarbejde udviklet sig til at være en aktivitet, der finder sted overalt på kontoret. En af de nyere hovedformer af det åbne kontor kan derfor betegnes som aktivitetskontoret. Det består af forskellige områder til forskellige aktiviteter og interaktionsformer.

Aktivitetskontorets stigende udbredelse hænger sammen med, at de fleste virksomheder og organisationer i dag ser den interne kommunikation som interaktion og involvering. Siden slutningen af det 20. århundrede har virksomheder ændret deres struktur til at være mere teambaseret, fordi globaliseringen medfører øget konkurrence og et stigende behov for at være innovativ. Det skaber igen et øget pres på virksomheder for at være nytænkende, fleksible og tilpasningsdygtige, og det kan en organisation helt eller delvist baseret på teams være.

I praksis ses aktivitetskontoret i dag hos virksomheder inden for meget forskellige brancher, som fx Microsoft, ISS, CISCO og Commonwealth Bank. I stedet for at konstruere kontoret som et traditionelt Bürolandschaft eller presse standardiserede fysiske strukturer ned over medarbejderne, tager man udgangspunkt i medarbejdernes unikke behov. Kontorer, der er udformet som aktivitetskontorer, kan derfor være meget forskellige, afhængig af organisationens interne processer, typer af medarbejdere og deres forskellige arbejdsopgaver.

Free-seating konceptet er ofte en integreret del af aktivitetskontoret, da frie skrivebordspladser gør det muligt at skabe forskellige arbejdsstationer. Derfor bliver aktivitetskontoret også kaldt activity based working.

Et aktivitetskontor kan fx bestå i en opdeling i zoner i form af Open, Quiet og Informal, hvor de to første er til henholdsvis løbende samarbejde ved skrivebordene og individuel koncentration, mens sidstnævnte er til uformel socialisering med ens kolleger og mere afslappet arbejde. Derudover ses der typisk forskellige former for mødelokaler og gruppearbejdsrum, hvor nogle kan bruges til spontane møder, telefonsamtaler eller individuelt arbejde.

Fra rækker af skriveborde til forskellige områder
De tre skift i virksomheders interne kommunikation og det åbne kontors udvikling kan skitseres således:


Her kan du læse mere

• Christensen, Peter Holdt (2009): Rumforskning: Fysiske Omgivelser i Ledelse og Organisering af Arbejde. Jurist- og Økonomforbundets Forlag.

• Toft, Thomas L.W. og Berg Nielsen, Esben (2016): ”Det Fysiske Kontor”. I: Mie Femø Nielsen, Brian Lystgaard Due, Thomas L.W. Toft, Gitte Gravengaard og Ann Merrit Rikke Nielsen (red.), Kommunikation i Internationale Virksomheder. Samfundslitteratur.

• Sundstrom, Eric (1986): Work Places: The Psychology of the Physical Environment in Offices and Factories. Cambridge University Press. Cambridge.

 

Thomas L.W. Toft er Industrial PhD Student hos NCC Property Development og forsker i interaktion og kommunikation i kontorbygninger. Thomas er tilknyttet Centre for Interaction Research and Communication Design (CIRCD) på Københavns Universitet, hvor han har medforfattet lærebogen ”Kommunikation i Internationale Virksomheder”.