Fremtidens kontor

Det fysiske kontor er fremtidens samarbejdsplads

Projektlederen Håkon er ved at færdiggøre et omfattende projekt, som han har arbejdet på sammen med sit team. Håkon sidder på hovedkontoret i Stockholm, mens hans team sidder spredt i virksomhedens afdelinger i Brasilien, Indien og Tyskland. På trods af den fysiske afstand og tidsforskellen har teamet ydet en stor præstation. Derfor spørger Håkon sig selv, om det fysiske kontor ikke snart har udspillet sin rolle?

Medarbejderne er ikke længere bundet til kontoret
Kontorbygninger har traditionelt været steder, medarbejdere tog hen for at arbejde, fordi det var her, deres udstyr, papirer, kolleger og overordnede befandt sig. Var man forhindret i at møde ind på kontoret, betød det også, at man hverken kunne udføre sine arbejdsopgaver, deltage i planlagte aktiviteter eller interagere med sine kolleger. Dette har den teknologiske udvikling dog hastigt ændret på, hvorfor praktisk talt intet i dag kan forhindre medarbejdere i at arbejde hjemmefra: Man kan tilgå sine projekter og opgaver via den digitale sky, holde video-møder med kolleger fra forskellige dele af verdenen og samarbejde på tværs af tidszoner.

Mobiliteten, som IT- og kommunikationsteknologien har medført, betyder yderligere, at grænserne mellem arbejdsliv og fritidsliv er langt mindre tydelige for den moderne medarbejder, end de har været tidligere. Ligesom vores computere og telefoner er blevet trådløse, er vores arbejde i dag blevet frakoblet både tid og sted, da det kan finde sted når som helst og hvor som helst.

Internettet er blevet det digitale arbejdsrum
Fremkomsten af internettet og brugen af det i en professionel sammenhæng har ikke bare gjort det muligt at tilgå information når og hvor, man vil. Det har også givet medarbejdere helt nye, effektive måder at arbejde på – alene som sammen. Derfor er internettet, som et digitalt arbejdsrum, blevet det sted, hvor flere og flere medarbejdere vælger at ”møde ind” i stedet for det fysiske kontor.

Alene i USA er andelen af medarbejdere, som helt eller delvist arbejder hjemmefra steget med 79 % i perioden 2005-2012, og eftersom stadigt flere virksomheder tilbyder deres medarbejdere muligheden for selv at tilrettelægge deres arbejdsliv, så det giver fleksibilitet i forhold til familie- og fritidslivet, tyder intet på, at tendensen vil falde.

Virksomheder, hvor medarbejderne i stor stil praktiserer distancearbejde, tæller f.eks. nogle af de største IT-virksomheder, såsom Dell, Amazon, Apple og Microsoft, som har markeret sig som fleksible og dermed eftertragtede arbejdspladser. Særligt blandt yngre medarbejdere, som tilhører generation Y, dvs. er født i 1980’erne og 1990’erne, er en god arbejdsplads lig med en fleksibel arbejdsplads, hvor man selv har ansvar for at tilrettelægge sine opgaver og sin tid. Og eftersom generation Y vil udgøre godt 40% procent af den globale arbejdskraft i 2020, er der god grund til at efterkomme dette behov for frihed under ansvar.

Digitale arbejdsrum giver bedre koncentration – men mindre sammenhold
Ser man på de fordele, som medarbejderne forbinder med at arbejde hjemmefra, viser en undersøgelse, at man både arbejder mere koncentreret og effektivt derhjemme og samtidig oplever større tilfredshed med sit arbejde og en bedre balance mellem arbejdsliv og fritidsliv. Hvis vi sammenholder disse resultater med de stadigt bedre teknologiske muligheder samt den voksende udbredelse af distancearbejde, kunne det tyde på, at det fysiske kontor har udspillet sin rolle som arbejdsplads, når medarbejderne både er mere produktive og gladere derhjemme.

Der tegner sig dog et mere komplekst billede, hvis vi tager resultaterne af kontorforskningen i betragtning og samtidig ser på de ulemper, som selvsamme medarbejdere udtrykker omkring det at arbejde hjemme: Medarbejdere, der ikke regelmæssigt møder ind på et fysisk kontor, hvor deres kolleger befinder sig, oplever nemlig i høj grad, at de har mindre kendskab til, hvad der rører sig af projekter, viden og udfordringer i deres team eller afdeling. Samtidig føler de sig generelt mindre involveret i deres kolleger. Da den digitale og telefoniske kommunikation ikke tillader den samme grad af interaktion, som når man sidder sammen ansigt-til-ansigt, har den visse begrænsninger. En medarbejder formulerer det på følgende måde:

“[…] in a physical office, you can stroll by and ask questions. Here I have to accumulate a list of questions.” (Tugend 2014:1).

Elektronisk kommunikation giver ikke samme mulighed for spontanitet
Som vi ser i citatet ovenfor, er det særligt den spontane kommunikation, som er mere besværlig. Man kan ikke være ligeså umiddelbar i sin henvendelse pr. mail eller telefon, som man kan i det fysiske kontor, hvor særligt det åbne kontorlandskab har vist sig at facilitere hyppig samtale og vidensdeling. Og selv om medarbejdere, der arbejder hjemme, har flere muligheder for at tage spontan kontakt til deres kolleger, fx via mail, instant messaging eller videoopkald, kan selve handlingen opleves som besværlig eller unødvendig.. Det betyder, at viden kan gå tabt.

Denne problematik blev italesat af medarbejderen ’Daniel’ i en af mine undersøgelser, da han fortalte om, hvordan det havde været at arbejde i enkeltmandskontorer på det tidligere hovedkontor, hvor man i høj grad benyttede telefonen til den spontane kommunikation:

“Nogle gange var det, jeg skulle sige til ’Edward’, måske ikke en nu-og-her-information, hvor jeg ville ringe og sige det til ham. Så jeg ventede, til jeg naturligt mødte ham på gangen eller i kantinen. Med det resultat, at jeg tit glemte det, og derfor aldrig fik det sagt.” (’Daniel’, IT-medarbejder).

Nyt blik på kontoret som en samarbejdsplads
Forskere argumenterer for, at man grundlæggende kan se virksomheder og organisationer som kommunikation: En gruppe mennesker, som samles for at samarbejde om en række fælles mål, heriblandt økonomisk vækst. For at de forskellige medarbejdere, afdelinger og teams samlet kan bidrage til virksomhedens præstation kræver det bl.a. løbende koordinering, samarbejde, idéudvikling, vidensdeling, feedback og viderelevering af resultater – dvs. kommunikationshandlinger.

Behovet for kommunikation mellem medarbejderne er et grundvilkår, som ikke ændrer sig, uanset den teknologiske udvikling. Selvom medarbejderne i dag i mange tilfælde ikke længere har et lavpraktisk behov for at sidde på kontoret, så er der stadig behov for kommunikation og social interaktion. Kontoret ikke har udspillet sin rolle som arbejdsplads, men har i stedet udviklet sig til at være en samarbejdsplads, hvor medarbejdere mødes og interagerer: Vedligeholder deres sammenhold, styrker deres venskaber og skaber innovative idéer og løsninger på virksomhedens udfordringer.

Thomas L.W. Toft er Industrial PhD Student hos NCC Property Development og forsker i interaktion og kommunikation i kontorbygninger. Thomas er tilknyttet Centre for Interaction Research and Communication Design (CIRCD) på Københavns Universitet, hvor han har medforfattet lærebogen ”Kommunikation i Internationale Virksomheder”.