Fremtidens kontor

I det åbne kontor trives de spontane samtaler over skrivebordene

I årtier har virksomheder fjernet skillevæggene mellem deres medarbejdere i forventning om, at det ville forøge både samarbejdet og delingen af viden. Forskningen viser, at de fysiske afstande og barrierer på en arbejdsplads bestemt har indflydelse på, hvem der snakker sammen og hvor meget.

Forskel på den planlagte og spontane kommunikation
Når fortalerne for det åbne kontor argumenterer for, at denne kontortype fører til mere intern ansigt-til-ansigt-kommunikation i virksomheder og organisationer, er det vigtigt først at skelne mellem, hvilken kommunikationsform der menes. Der er nemlig stor forskel på, hvorvidt kommunikation er planlagt eller spontan, og reelt er det den sidste variant, som fremhæves.

Møder bliver holdt uanset kontorets design
Når det gælder den planlagte kommunikation, som ofte har form af aftalte møder, vil det ikke spille en nævneværdig rolle, om medarbejderne sidder samlet eller i enkeltmandskontorer. Det skyldes for det første, at planlagt kommunikation typisk foregår i mødelokaler. Derudover er denne form for arbejdsrelateret interaktion en nødvendig del af den daglige arbejdsgang i virksomheder, hvor der løbende skal koordineres, planlægges og gøres status. Af samme grund vil en designmæssig ændring i omgivelserne på kontoret i princippet ikke have indflydelse på den planlagte kommunikation.

Vidensdeling og socialisering afhænger af åbenhed
Det modsatte er derimod tilfældet for den spontane her-og-nu-kommunikation, som fx kan have form af arbejdsrelateret feedback til og fra ens kolleger på kontoret eller samtale orienteret mod livet uden for virksomheden. Her har der i årtier hersket en diskurs om, at denne forekommer hyppigere og nemmere i det åbne kontor, hvor man kan se sine kolleger og tage direkte kontakt.

Socialpsykologien fremhæver afstande og barrierer
Den udbredte opfattelse af, at medarbejdere taler mere sammen, når der er et minimum af adskillelse imellem dem, kan dateres tilbage til en række undersøgelser inden for socialpsykologien i begyndelsen af 1950’erne. Undersøgelserne konkluderede dengang, at de fysiske strukturer i bygninger har en afgørende betydning for måden, mennesker omgås hinanden.

Her fremhæves særligt undersøgelsen af en række boligblokke, hvor man bl.a. kom frem til, at de beboere, som havde lejligheder i nærheden af trappeopgangen, også havde langt mere daglig kontakt med deres over- og underboer, end dem som boede for enden af gangen. En lignende konklusion dokumenteres i en undersøgelse af siddepladsers rolle for valget af kommunikationspartner i et cafeteria, hvor det viste sig, at de personer, som sad nærmest hinanden, også havde større tilbøjelighed til at begynde en samtale, end dem der sad langt fra hinanden.

Kontorforskningen sammenligner lukkede og åbne kontorer
Undersøgelser af kontorbygninger har efterfølgende ført til de samme konklusioner som socialpsykologerne. Her kunne det påvises, at medarbejderne i en henholdsvis detail- og ingeniørvirksomhed, der flyttede fra enkeltmandskontorer over til åbne kontorlandskaber, oplevede en markant stigning i deres daglige ansigt-til-ansigt-kommunikation.

Fysisk afstand giver færre spontane samtaler
I 1970’erne kunne organisationsforskeren Thomas J. Allen dokumentere, at afstanden imellem medarbejderes skriveborde har en effekt på, hvor ofte de taler sammen, hvilket han illustrerede med sin i dag berømte ’Allen Curve’. Nedenfor fremgår en opdateret version af denne, hvor e-mail-korrespondance også er en variabel.

Figur 1: Thomas J. Allens kurve over forholdet ml. afstand og kommunikation

Som grafen viser, talte medarbejderne i den undersøgte virksomhed mindre sammen, jo længere afstand der var imellem deres skriveborde, og efterfølgende kunne man ligeledes dokumentere, at dette fænomen også gælder for e-mail-korrespondancer.

Denne observation går godt i tråd med en tidligere undersøgelse af venskaber i et forsikringsselskab, hvor afstanden imellem skrivebordene på samme måde viste sig at have en betydelig effekt på dannelsen af venskaber på kontoret. Her havde medarbejderne en klar tendens til at blive venner med de kolleger, som havde samme køn og var omkring samme alder som dem selv, ligesom man oftest var venner med dem, som sad nærmest en selv.

Mere samarbejde og flere gode idéer i åbne kontorer
Hvis vi sammenfatter socialpsykologerne og kontorforskernes undersøgelser af kommunikation, kan vi konkludere, at en medarbejder vil være mindre tilbøjelig til spontant at opsøge sine kolleger fysisk, hvis de sidder afskærmet i enkeltmandskontorer, bag lukkede døre eller befinder sig i en helt anden bygning.
Når medarbejderen får behov for hjælp til en opgave eller vil dele en god idé, er der større chance for, at han opsøger kollegerne, hvis de sidder frit tilgængeligt i samme rum. Det kan skyldes, at tanken om den ulejlighed, der er forbundet med at gå ind på en kollegas private kontor eller gå ned ad trapperne og ud ad døren, kan få medarbejderen til at genoverveje, om han ikke bare kunne bruge længere tid på at løse problemet selv, og om idéen nu også er god alligevel.

Ikke kun samtaler om arbejdet
Når det nu står klart, at det åbne kontor kan øge de spontane snakke, bliver spørgsmålet så, hvor mange af disse snakke som reelt vil være arbejdsrelaterede eller handle om familie og fritid. Dette afhænger bl.a. af, hvordan man placerer medarbejderne i de åbne skrivebordsområder: Er det baseret på en strategisk sammensætning af kompetencer eller præget af tilfældighed? Hvis det sidste er tilfældet, vil nogle medarbejdere sætte sig nær de kolleger, som de kan sparre og samarbejde med. Andre vil måske hellere sidde sammen med dem, de kender bedst og har det sjovest med. For de fleste medarbejdere er et godt arbejdsmiljø kendetegnet af begge typer relationer til kollegerne, så man både kan dele faglig viden og have det rart sammen.
Som leder eller HR-ansvarlig skal man bare være opmærksom på, at de nye idéer og innovative projekter ikke opstår af sig selv, når man sætter medarbejderne sammen. For hvis man ikke kan bruge sin sidemakkers kompetencer som en støtte til sine egne opgaver, så vil de spontane samtaler måske mest være udveksling af sjove historier.

Af Thomas L. W. Toft, Industrial PhD Student hos NCC Property Development