Fremtidens kontor

5 tips til at øge videndeling i din virksomhed

Hos kopimaskine-virksomheden CopyNow deler sælgeren Klaus sin viden om kundernes behov med Betinna fra produktudviklings-teamet. Den viden skaber både bedre kopimaskiner og mere tilfredse kunder. Desværre taler hverken Klaus eller Betinna regelmæssigt med Kim fra kommunikations-afdelingen. Derfor får CopyNow ikke reklameret for deres bedre kopimaskiner. Som konsekvens mister virksomheden kunder til konkurrenterne.

Historien om CopyNow viser, hvad en virksomhed går glip af, når viden ikke bliver delt og udnyttet. Den fiktive kopimaskine-virksomhed er inspireret fra den virkelige verden, hvor jeg oplever, at al for meget værdifuld viden går tabt. Når jeg holder oplæg om indretning og kommunikation i virksomheder, hører jeg tit udsagn som ”Der er vandtætte skodder imellem afdelingerne” og ”Vi snakker aldrig med dem i den anden ende af kontoret”.

For at din virksomhed ikke begår de samme fejl, skal du huske at:

  • Deling af viden er en social aktivitet
  • Jo bedre vi kender hinanden, jo mere viden deler vi
  • Alle skal have adgang til virksomhedens viden
  • Kompleks viden skal læres videre
  • Deling af viden er en arbejdsopgave

Når en virksomhed revolutionerer markedet og slår sine konkurrenter med hurtigere, smartere og mere innovative løsninger, er det fordi, virksomhedens medarbejdere deler deres viden og samarbejder på tværs af teams, faggrupper og ekspertise. Viden er derfor et vigtigt middel til øge din virksomheds vækst.

For at få det fulde udbytte af den interne viden hos medarbejderne er der fem tommelfingerregler, du skal være opmærksom på som leder.

  1. Deling af viden er en social aktivitet

Når du deler viden med en kollega, skal I begge være lige aktive og deltagende. For mens du deler, skal din kollega både tage imod, bearbejde, forstå og før eller siden anvende din viden. Derfor er deling af viden en social aktivitet, hvor modtageren skal have mulighed for at stille opklarende spørgsmål. Det kan gøres på mange forskellige måder: Ansigt-til-ansigt, e-mail, sms, telefonopkald eller opslag på intranettet. Det eneste krav er, at der skal være mulighed for dialog enten skriftligt eller mundtligt.

  1. Jo bedre vi kender hinanden, jo mere viden deler vi

Om medarbejdere deler viden med hinanden afhænger af deres forhold som kolleger. For jo oftere medarbejdere taler sammen, og jo bedre de kender hinanden, desto mere viden vil de også dele. Som leder skal du derfor sørge for, at dine medarbejdere identificerer sig med hinanden, har tillid til hinanden, har et fælles sprog, deler værdier, forståelser og måder at se tingene på.

Selvfølgelig kan du ikke tvinge medarbejdere til at blive bedste venner. Men du kan skabe nogle formelle og uformelle rammer for, at de omgås hinanden i dagligdagen. De formelle er f.eks. en aftale om at holde ugentlige møder sammen eller sætte hinanden C.c. på e-mail-korrespondancer. De uformelle er de mere tilfældige og spontane samtaler og møder, hvor informationer udveksles. Meget værdifuld viden bliver delt på de uformelle måder, som når man støder ind i hinanden i kopirummet, henter kaffe i køkkenet, spiser morgenmad sammen eller overhører sidemandens samtale. En nem måde at styrke forholdet mellem medarbejdere, teams og afdelinger er derfor at justere på, hvem der sidder sammen og dagligt bruger de samme områder af kontoret.

  1. Alle skal have adgang til virksomhedens viden

I mange virksomheder eksisterer der værdifuld viden, som er isoleret hos enkelte medarbejdere, teams og afdelinger. Også selvom medarbejderne sidder i et åbent kontor, hvor viden i princippet kan flyde frit mellem skrivebordene. Det skyldes en manglende praksis for, hvordan viden når rundt i hele virksomheden. En sådan praksis kan være, at alle medarbejdere løbende har ansvar for at identificere viden, der ikke kun er relevant for dem selv, men også gavner deres kolleger.

Når først viden er blevet identificeret, kan den kategoriseres som fakta, procedurer, regler, erfaringer, know-why, know-how eller best-practices, og opbevares i håndbøger, dokumenter eller digitale databaser. Disse eksempler på fysiske og digitale arkiver med viden skal være lettilgængelige, ligesom der altid skal henvises til en eller flere eksperter i virksomheden, som medarbejdere kan gå i dialog med. På den måde sikrer du en egentlig deling af viden og ikke bare information, der kan misforstås og bruges forkert.

  1. Kompleks viden skal læres videre

Når viden er svær at skrive ned eller forklare, kan du som leder indføre en tradition for, at den pågældende medarbejder oplærer sine kolleger. Det er med god grund fast praksis i håndværkerbranchen, hvor lærlinge bliver teamet op med en erfaren mester. På samme måde kan du give kollegerne til opgave at følge, observere, udspørge og hjælpe den pågældende medarbejder, mens han udfører det arbejde, der kræver kompleks viden. Det sker allerede i de fleste virksomheder, hvor der typisk er overlap fra en afgående medarbejder stopper og en ny starter, hvor det er muligt for den nye at blive sat ind i tingene.

  1. Deling af viden er en arbejdsopgave

Når viden ikke bliver delt, kan det også skyldes en manglende lyst til at give sin viden videre til kollegerne. Det sker, hvis der hersker en stærk konkurrence-mentalitet internt i virksomheden, hvor man ser flere ulemper end fordele ved at dele viden. Her er viden blevet en konkurrencemæssig fordel i kampen om den bedste præstation, de højeste salgstal og den største bonus-udbetaling. For at nedbryde en sådan barriere skal du sørge for eksplicit at belønne vidensdelings-aktiviteter og italesætte dem som en del af medarbejdernes ansvar og arbejdsopgaver.

Skab ansvar for din virksomheds viden!

Kort sagt bliver viden aldrig delt og brugt af sig selv. Som leder bliver du nødt til at sætte formelle og uformelle vidensdelingsaktiviteter på dagsordenen og gøre dem til en del af jeres kultur. Og som altid skal du gå forrest og være det gode eksempel.

 

Af Thomas L. W. Toft, Industrial PhD Student hos NCC Property Development